Contoh surat niaga merupakan bagian penting dalam dunia usaha karena berkaitan langsung dengan berbagai aktivitas bisnis.
Umumnya, surat jenis ini dibuat oleh individu, perusahaan, atau badan usaha sebagai sarana komunikasi formal yang berkaitan dengan kegiatan jual beli atau kerja sama dagang.
Surat tersebut tak hanya digunakan dalam hubungan eksternal, tetapi juga bermanfaat dalam komunikasi internal antara bagian-bagian dalam satu organisasi, seperti antara kantor pusat dan cabang.
Surat yang dikenal pula dengan sebutan surat dagang atau surat bisnis ini, biasanya berisi informasi mengenai penawaran barang dan jasa, pemesanan, penagihan, hingga kerja sama lainnya yang relevan dengan kepentingan usaha.
Karena itu, memahami struktur, fungsi, dan tujuannya sangatlah penting bagi siapa pun yang terlibat dalam dunia bisnis. Untuk memahami lebih jauh, kamu bisa melihat beberapa contoh surat niaga yang umum digunakan dalam berbagai situasi bisnis.
Contoh Surat Niaga
Di bawah ini terdapat beberapa contoh surat niaga yang bisa digunakan dalam kegiatan bisnis, antara lain sebagai sarana komunikasi formal antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi usaha.
1. Surat Niaga Pengenalan Produk
Surat niaga perkenalan produk biasanya dibuat untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada pihak lain agar lebih dikenal, sehingga meningkatkan kemungkinan terjadinya pembelian.
Jenis surat ini sangat penting, khususnya bagi bisnis yang baru didirikan dan ingin menjangkau lebih banyak pihak atau calon konsumen.
Dengan dikenalnya bisnis sejak awal, maka perkembangan usaha pun bisa lebih cepat. Salah satu cara efektif untuk memperkenalkan produk adalah dengan menggunakan surat niaga sebagai media komunikasi yang formal dan terpercaya.
Contoh Surat:
MAKMUR JAYA
Komputer dan Elektronik
Jl. Condong Catur 56, Surabaya
Telp. 031-2635737, Email: makmurjaya@gmail.com
Surabaya, 12 Februari 2012
Nomor: 001/ACGD/02/2012
Perihal: Perkenalan Barang
Lampiran: 1 Buah Katalog
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Lancar Murni
Jl. Sudirman 124, Surabaya
Dengan hormat,
Makmur Jaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi perangkat komputer dan elektronik, berdiri sejak dua tahun lalu dan telah memiliki banyak pelanggan. Kami menyediakan berbagai produk yang banyak dibutuhkan.
Melalui surat ini, kami bermaksud memperkenalkan produk-produk unggulan kepada PT. Lancar Jaya. Bersamaan dengan surat ini, kami lampirkan katalog produk sebagai bahan pertimbangan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Gunawan Susanto
Direktur PT. Makmur Jaya
2. Surat Niaga Penawaran Barang
Dalam dunia bisnis, penawaran barang merupakan aktivitas umum yang sering dilakukan, baik antar perusahaan maupun langsung kepada konsumen. Surat penawaran menjadi representasi dari perusahaan dalam menjalin kerja sama dagang.
Contoh Surat:
MAKMUR JAYA
Komputer dan Elektronik
Jl. Condong Catur 56, Surabaya
Telp. 031-2635737, Email: makmurjaya@gmail.com
Surabaya, 20 Februari 2012
Nomor: 26/ABSC/BS/VII/2012
Lampiran: 1 Berkas
Perihal: Penawaran Barang
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Lancar Murni
Jl. Sudirman 12, Surabaya
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menawarkan berbagai produk perangkat komputer dan elektronik yang kami miliki. Kami menawarkan harga yang kompetitif dengan kualitas terbaik.
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan dokumen pendukung terkait produk dan metode pembayaran yang tersedia, seperti pembayaran tunai, saat barang tiba, kartu kredit, atau cicilan dengan DP 50%.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
Gunawan Susanto
3. Surat Niaga Pemesanan Barang
Setelah menerima surat penawaran, perusahaan biasanya merespons melalui surat pemesanan barang. Surat ini berfungsi sebagai dokumen resmi dan sah dalam proses transaksi.
Contoh Surat:
MAKMUR JAYA
Komputer dan Elektronik
Jl. Condong Catur 56, Surabaya
Telp. 031-2635737, Email: makmurjaya@gmail.com
Surabaya, 1 Maret 2012
Nomor: 09/II/2012
Lampiran: 1 Berkas
Perihal: Pemesanan Barang
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Lancar Murni
Jl. Sudirman 124, Surabaya
Dengan hormat,
Kami telah menerima surat penawaran Anda dengan nomor 26/ABSC/BS/VII/2012. Berdasarkan penawaran tersebut, kami bermaksud melakukan pemesanan dengan rincian sebagai berikut:
- 10 unit komputer
- 4 unit kipas angin dinding
- 3 unit TV LED Sharp 24 inci
Kami berharap barang dapat dikirim sebelum tanggal 15 Maret 2012. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer 1 hari setelah barang kami terima dan periksa. Bukti transfer akan kami kirimkan sebagai konfirmasi.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan pelayanan Anda.
Surabaya, 1 Maret 2012
Hormat kami,
Budi Utomo
4. Surat Niaga Permintaan Barang
Jenis surat niaga lainnya yang cukup sering digunakan adalah surat permintaan barang, yang dikirimkan dari pembeli kepada penjual untuk mengajukan permintaan pengadaan barang tertentu.
Contoh Surat:
MAKMUR JAYA
Komputer dan Elektronik
Jl. Condong Catur 56, Surabaya
Telp. 031-2635737, Email: makmurjaya@gmail.com
Surabaya, 11 Februari 2012
Nomor: 002/ABSH,09/2012
Perihal: Permintaan Pengadaan Alat Tulis Kantor
Kepada Yth.
Manajer Pengadaan Barang
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya pelatihan bagi seluruh karyawan, kami dari Departemen Sumber Daya Manusia memohon pengadaan alat tulis kantor sebagai berikut:
- Kertas HVS 80 gr – 20 rim
- Notebook A5 – 2000 buah
- Pulpen hitam – 40 lusin
- Pensil 2B – 10 lusin
Estimasi harga kami lampirkan bersama surat ini. Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Budi Utomo
Jenis -jenis Surat Niaga
Berikut adalah berbagai macam jenis surat yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, yang umum digunakan oleh perusahaan maupun pelaku usaha:
1. Surat Perkenalan Usaha
Jenis surat ini dibuat oleh suatu perusahaan dengan tujuan untuk memperkenalkan kegiatan usahanya, baik berupa barang maupun jasa, kepada pihak lain.
Isi surat biasanya menjelaskan secara rinci tentang produk atau layanan yang ditawarkan, agar pihak yang menerima surat lebih mengenal apa yang disediakan oleh perusahaan tersebut.
2. Surat Permintaan Informasi Penawaran
Surat ini dikirim oleh calon pembeli kepada pihak penjual untuk meminta keterangan mengenai barang atau jasa yang dijual.
Informasi yang diminta bisa berupa katalog produk, harga, potongan harga yang sedang berlaku, hingga detail lainnya yang relevan dengan penawaran.
3. Surat Pemesanan Barang
Setelah menerima surat penawaran dan menyetujui isi penawaran tersebut, pembeli akan mengirim surat pemesanan. Surat ini mencantumkan daftar barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, dan informasi penting lain yang berkaitan dengan transaksi.
4. Surat Pengenalan Produk atau Layanan
Dokumen ini digunakan untuk mengenalkan barang atau jasa dari suatu bisnis kepada perusahaan lain secara lebih formal. Dalam surat ini dijelaskan secara lengkap mengenai manfaat dan keunggulan dari produk atau layanan yang ditawarkan.
5. Surat Penolakan Pemesanan
Ada kalanya perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan karena kapasitas produksi yang terbatas atau kondisi lainnya.
Dalam situasi tersebut, perusahaan akan mengirim surat resmi untuk menolak pesanan, disertai alasan penolakan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
6. Surat Bukti Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pembeli sebagai tanda bahwa pembayaran telah dilakukan kepada penjual. Informasi di dalamnya biasanya mencakup jumlah pembayaran, metode yang digunakan, dan bukti transaksi seperti salinan struk atau bukti transfer.
7. Surat Keluhan atas Produk atau Layanan
Jika pembeli menerima barang dalam kondisi rusak, tidak sesuai pesanan, atau mengalami masalah lainnya, mereka dapat mengajukan komplain melalui surat.
Surat ini menjadi bentuk formal penyampaian ketidakpuasan terhadap transaksi yang sudah terjadi.
8. Surat Permohonan Penundaan Pembayaran
Dalam situasi tertentu, pembeli tidak dapat melunasi pembayaran tepat waktu. Jika hal ini terjadi, pembeli bisa mengirimkan surat permohonan untuk menunda pembayaran. Surat ini biasanya dikirim setelah menerima tagihan resmi dari pihak penjual.
9. Surat Pengingat Pembayaran
Saat penjual memberikan tenggang waktu untuk pembayaran yang dilakukan secara cicilan atau tertunda, mereka akan mengirimkan surat pengingat.
Surat ini berisi pemberitahuan bahwa waktu pembayaran akan segera berakhir atau telah jatuh tempo.
10. Surat Tanggapan terhadap Permintaan Penundaan
Jika pembeli sebelumnya telah meminta penundaan pembayaran, penjual akan merespons melalui surat balasan. Isinya bisa berupa persetujuan, penolakan, atau usulan skema pembayaran baru yang dianggap lebih sesuai oleh penjual.
11. Surat Balasan Keluhan Pelanggan
Surat ini dikirim untuk merespons keluhan dari pelanggan. Penjual biasanya mengucapkan terima kasih atas masukan yang diberikan dan menyertakan langkah penyelesaian yang akan diambil untuk menangani masalah yang terjadi.
12. Surat Konfirmasi Pemesanan
Setelah pembeli mengajukan permintaan pembelian, penjual akan memberikan konfirmasi melalui surat.
Surat ini menjelaskan ketersediaan barang yang dipesan, detail pembayaran yang harus dilakukan, serta informasi mengenai pengiriman barang.
13. Surat Penawaran Produk atau Jasa
Surat ini merupakan bentuk balasan terhadap permintaan informasi penawaran dari calon pelanggan.
Namun, tak jarang perusahaan juga secara inisiatif mengirimkan surat ini tanpa permintaan sebelumnya, dengan tujuan memperluas jangkauan pasar dan menarik minat calon pembeli.
Fungsi Surat Niaga
Surat yang digunakan dalam kegiatan niaga memiliki peran penting dalam proses transaksi dagang, mulai dari proses penawaran hingga kesepakatan antara pelaku usaha dan pihak lain.
Selain itu, dokumen ini juga dapat dijadikan sebagai dokumen legal yang sah. Keberadaannya sangat membantu dalam penyusunan catatan keuangan bisnis, khususnya ketika tiba waktu pelaporan pada akhir periode akuntansi.
Di bawah ini merupakan beberapa kegunaan dari surat niaga:
- Sebagai bukti nyata hitam di atas putih mengenai tentang surat-surat perjanjian.
- Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan sebuah tugas.
- Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
- Sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali apabila dibutuhkan.
- Sebagai perwakilan dari pihak pembuat surat dalam pertemuan dengan pihak lain/
- Sebagai alat promosi dan bukti sejarah perjalanan sebuah bisnis.
Ciri-ciri Surat Niaga
Surat niaga dibuat untuk mendukung kegiatan usaha dan memiliki sejumlah karakteristik yang mudah dikenali. Berikut ini adalah beberapa tanda khusus dari surat niaga:
- Surat niaga selalu berkaitan dengan hal-hal bisnis maupun perdagangan.
- Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
- Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
- Surat niaga juga menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas serta mudah dimengerti.
- Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga dan biaya.
Struktur Surat Niaga
Saat menyusun surat niaga, tidak bisa dilakukan secara asal. Ada beberapa bagian penting yang harus tercantum dalam surat tersebut dan tidak boleh dilewatkan.
Unsur-unsur berikut wajib dicantumkan agar surat tersebut sah sebagai surat niaga. Inilah susunan atau struktur yang sebaiknya ada dalam surat niaga:
- Kepala surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Tanggal penulisan
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat, terdiri atas bagian pembuka, inti, dan penutup
- Salam penutup
- Tanda tangan pihak pengirim
- Jabatan dari pihak yang mengirimkan surat
Selain susunan di atas, ada beberapa poin tambahan yang harus diperhatikan saat membuat surat niaga agar informasi yang disampaikan jelas dan tepat. Di antaranya adalah:
- Mencantumkan secara jelas alasan, tujuan, dan latar belakang dibuatnya surat tersebut
- Menyebutkan jenis serta jumlah produk atau layanan yang ingin dipesan
- Menjelaskan prosedur pengiriman barang atau jasa yang dipesan
- Menyampaikan tata cara pembayaran yang digunakan
- Memberikan penjelasan mengenai metode pengepakan barang
Sebagai penutup, melalui penjelasan di atas, kamu bisa lebih mudah memahami berbagai contoh surat niaga yang umum digunakan dalam aktivitas bisnis sehari-hari.